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Die Finanzbuchhaltung erfüllt in erster Linie die Aufgabe der Dokumentation. Auf Grund von Belegen werden alle Geschäftsvorfälle erfasst.
Die Feststellung des Stands des Vermögens und der Schulden, die Aufzeichnung der Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte sowie die
Erfolgsermittlung sind weitere wichtige Aufgaben. Darüber hinaus dient die Finanzbuchhaltung der Information des Unternehmers, der
Rechenschaftslegung gegenüber Gesellschaftern, dem Gläubigerschutz sowie als Beweismittel bei Prozessen und als Nachweis der
Besteuerungsgrundlagen.
Weitere Informationen zu den Aufgaben der Buchführung.
Buchführungsvorschriften sind im Handels- und Steuerrecht zu finden. Nach §238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen.
Nach dem Steuerrecht sind zunächst alle Unternehmer buchführungspflichtig, die nach §238 HGB zur Buchführung verpflichtet sind. Man spricht von der abgeleiteten Buchführungspflicht nach §140 Abgabenordnung.
Nach §141 Abgabenordnung entsteht die Buchführungspflicht auch bei überschreiten folgender Grenzen (ab 2008):
Man spricht von originärer Buchführungspflicht. Die Grenzen unterliegen häufigen Anpassungen.
Freiberufler (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater oder Ärzte) sind generell nicht buchführungspflichtig. Die Genaue Abgrenzung ist
im §18 EStG zu finden (Einkünfte aus selbständiger Arbeit).
Diese Personen können auch bei Überschreiten der genannten Grenzen nach der Einnahmen-Überschussrechnung ihre Gewinnermittlung vornehmen.
Weitere Informationen zur Buchführungspflicht.
Die Anforderungen an die Buchführung und deren Aufzeichnungen ergeben sich aus
§238 HGB und
§145 Abgabenordnung. Danach muss die Buchführung so
beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die
Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich außerdem in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Die
Aufzeichnungen müssen so vorgenommen werden, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird. Ohne Beleg darf keine
Buchung vorgenommen werden.
Weitere Informationen zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und zu
den Aufbewahrungspflichten.
Die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt nennt man Inventur.
Die Zusammenfassung der durch die Inventur ermittelten Vermögensgegenstände und Schulden erfolgt in einem Bestandsverzeichnis, dem Inventar (Listenform).
Das Eigenkapital des Unternehmens ergibt sich, wenn man die Schulden vom Vermögen abzieht.
Das Inventar bildet die Grundlage für die Bilanz. Die Bilanz ist eine Kurzfassung des Inventars in Kontenform ohne Mengenangaben.
Beide Seiten der Bilanz müssen ausgeglichen sein. Das italienische Wort bilancia bedeutet Waage (Balkenwaage). Das lateinische Wort bilanx bedeutet Doppelwaage.
| Bilanz | |
|---|---|
| Aktiva | Passiva |
| Diese Seite gibt Auskunft über die Vermögensformen bzw. den Vermögensaufbau des Unternehmens. | Diese Seite gibt Auskunft über die Vermögensquellen bzw. den Kapitalaufbau des Unternehmens. |
| Hier sieht man also die Mittelverwendung bzw. Investierung des Unternehmens. | Hier sieht man also die Mittelherkunft bzw. Finanzierung des Unternehmens. |
| Diese Seite wird unterteilt in: - Anlagevermögen und - Umlaufvermögen |
Diese Seite wird unterteilt in: - Eigenkapital und - Fremdkapital |
| Diese Seite ist nach der Flüssigkeit (Liquidierbarkeit) geordnet. | Diese Seite ist nach der Fälligkeit geordnet. |
| Einfach ausgedrückt steht hier das, was in dem Laden vorhanden ist. | Einfach ausgedrückt steht hier, wem der Laden eigentlich gehört. |
Die weitere Gliederung der Bilanz ist abhängig von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens.
Weitere Informationen zur Inventur, zum Inventar und zur Bilanz.
Da jeder Geschäftsvorfall mindestens zwei Posten der Bilanz verändert, ergeben sich 4 Möglichkeiten der Wertveränderung.
Das Gleichgewicht der Bilanzseiten (Bilanzgleichung) bleibt bei allen Wertveränderungen erhalten.
Weitere Informationen zu den Wertveränderungen.
Die Veränderungen werden in der Praxis auf Konten erfasst (gebucht). Die Konten, die die Bestände der Bilanz aufnehmen, nennt man Bestandskonten. Diese werden in Aktivkonten (Bestände der Aktivseite) und Passivkonten (Bestände der Passivseite) unterteilt. Die Konten haben wie die Bilanz auch zwei Seiten. Die linke Seite heißt Soll und die rechte Seite Haben. Diese zwei Begriffe bedeuten nichts weiter, sie wären auch durch Links und Rechts austauschbar.
| Bestandskonten | ||||
|---|---|---|---|---|
| Aktivkonten | Passivkonten | |||
| Soll | Haben | Soll | Haben | |
| Anfangsbestand | Minderungen | Minderungen | Anfangsbestand | |
| Mehrungen | Schlussbestand | Schlussbestand | Mehrungen | |
Grundsätze für Bestandskonten:
Weitere Informationen zu den Bestandskonten.
Jeder Geschäftsvorfall erzeugt mindestens eine Soll-Buchung und eine Haben-Buchung. Er verändert also mindestens 2 Konten. Der Buchungssatz gibt an auf welchen Konten ein Geschäftsvorfall zu buchen ist.
Man spricht auch von doppelter Buchführung, weil jeder Geschäftsvorfall in zweifacher Weise erfasst wird. Es wird jeweils genau der gleiche Wert im Soll und im Haben gebucht.
Zum erstellen eines Buchungssatzes aus einem Geschäftsvorfall gibt es Regeln:
Das Wort "an" hat keine weitere Bedeutung. Es wäre auch durch "zu" oder ein anderes Wort austauschbar. Problematisch wird es für Einsteiger, wenn sie im Sinne der Wortlogik eine Richtungsangabe hinter "an" vermuten. Bank an Kasse bedeutet nämlich nicht, das Geld auf die Kasse eingezahlt wird. Bank im Soll und Kasse im Haben gebucht bedeutet, das die Bank zunimmt und der Kassenbestand abnimmt.
Werden bei einem Geschäftsvorfall mehr als zwei Konten berührt, wird ein zusammengesetzter Buchungssatz benötigt.
Bei einfachen und zusammengesetzten Buchungssätzen gilt:
Summe der Sollbuchung(en) = Summe der Habenbuchung(en)
Weitere Informationen zum Buchungssatz.
In der Änderung des Eigenkapitals wird der Erfolg des Unternehmens sichtbar. Die Geschäftsvorfälle die zu einer Eigenkapitaländerung führen, werden auf Erfolgskonten erfasst. Das Eigenkapital vermindert sich durch Aufwendungen (Aufwandskonten) und vermehrt sich durch Erträge (Ertragskonten). Erfolgskonten sind also Unterkonten des Eigenkapitals.
| Erfolgskonten | ||||
|---|---|---|---|---|
| Aufwandskonten | Ertragskonten | |||
| Soll | Haben | Soll | Haben | |
| Aufwand | Ertrag | |||
| (Buchung im Soll wie auf dem passiven Bestandskonto Eigenkapital, da Aufwand eine Minderung darstellt) | Saldo | Saldo | (Buchung im Haben wie auf dem passiven Bestandskonto Eigenkapital, da Ertrag eine Mehrung darstellt) | |
Erfolgskonten werden über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) abgeschlossen und dieses dann über das Eigenkapitalkonto.
Buchungssätze:
GuV-Konto an Auwandskonten
Ertragskonten an GuV-Konto
| Gewinn oder Verlust auf GuV-Konto | ||||
|---|---|---|---|---|
| GuV | GuV | |||
| Soll | Haben | Soll | Haben | |
| Aufwendungen | Erträge | Aufwendungen | Erträge | |
| Gewinn als Saldo (Erträge sind größer als die Aufwendungen) | Verlust als Saldo (Erträge sind kleiner als die Aufwendungen) | |||
Buchungssätze:
Gewinn (Erträge sind größer als die Aufwendungen): GuV-Konto an Eigenkapital
Verlust (Erträge sind kleiner als die Aufwendungen): Eigenkapital an GuV-Konto
| Gewinn oder Verlust auf Eigenkapitalkonto | ||||
|---|---|---|---|---|
| Eigenkapital | Eigenkapital | |||
| Soll | Haben | Soll | Haben | |
| Schlussbestand (durch Gewinn größer als Anfangsbestand) | Anfangsbestand | Verlust (mindert das Eigenkapital) | Anfangsbestand | |
| Gewinn (mehrt das Eigenkapital) | Schlussbestand (durch Verlust kleiner als Anfangsbestand) | |||
Weitere Informationen zu Erfolgskonten, zum Eigenkapitalkonto und zum Gewinn- und Verlustkonto.
Die Bestandskonten und die Erfolgskonten nennt man Sachkonten.
In der Praxis wird auf den Bestandskonten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nicht direkt gebucht. Es werden Personenkonten eingeführt. Für Forderungen sind das die Debitoren und für Verbindlichkeiten die Kreditoren.
| Konten | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Sachkonten | Personenkonten | ||||
| Bestandskonten | Erfolgskonten | Kundenkonten (Debitoren) | Lieferantenkonten (Kreditoren) | ||
| Aktive Bestandskonten | Passive Bestandskonten | Aufwandskonten | Ertragskonten | ||
| Unterkonten des passiven Bestandskontos Eigenkapital | Unterkonten des aktiven Bestandskontos Forderungen | Unterkonten des passiven Bestandskontos Verbindlichkeiten | |||
Weitere Informationen zu Sachkonten und Personenkonten.
Für die Ordnung und Übersichtlichkeit der Konten sorgt der Kontenrahmen. Er teilt die Konten in Kontenklassen und diese dann in Kontengruppen ein. Eine weitere Unterteilung erfolgt in Kontenart und Kontenunterart. Jedes Konto erhält dabei eine Nummer, was die Buchungen vereinfacht. Aus dem Kontenrahmen entwickelt das Unternehmen seinen Kontenplan.
Aufbau des Industrie-Kontenrahmens (IKR) als Beispiel:
| Kontenklasse | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 0 | Bestandskonten | Aktive Bestandskonten | Anlagevermögen | ||
| 1 | |||||
| 2 | Umlaufvermögen | ||||
| 3 | Passive Bestandskonten | Eigenkapital und Rückstellungen | |||
| 4 | Verbindlichkeiten | ||||
| 5 | Erfolgskonten | Ertragskonten | Erträge | ||
| 6 | Aufwandskonten | Betriebliche Aufwendungen | |||
| 7 | Weitere Aufwendungen | ||||
| 8 | Ergebnisrechnungen | ||||
| 9 | Kosten- und Leistungsrechnung | ||||
Bestands- und Erfolgskonten bilden in der Finanzbuchhaltung jeweils einen eigenen Kontenkreis. Das Bindeglied beider Kreise ist das passive Bestandskonto Eigenkapital.
Man spricht auch deshalb von doppelter Buchführung, weil der Jahreserfolg auf doppelte Weise nachgewiesen wird.
Weitere Informationen zu Kontenrahmen und Kontenplan.
Die Bücher der Buchführung sind das Grundbuch (Journal), das Hauptbuch (Sachkonten) und die Nebenbücher.
Im Grundbuch (Journal) werden die Buchungssätze anhand von Belegen in zeitlicher Reihenfolge (chronologisch) erfasst.
Jede Buchung im Grundbuch muss auf dem entsprechenden Sachkonto des Hauptbuches erfasst werden. Bei Verwendung eines Buchhaltungsprogramms geschieht dies automatisch. Das Hauptbuch hat also eine sachliche Ordnung und das Grundbuch eine zeitliche Ordnung.
Da jeder Geschäftsvorfall in zwei Büchern erfasst wird, spricht man auch von doppelter Buchführung.
Nebenbücher stellen nähere Erläuterungen bestimmter Sachkonten dar.
Hier finden sie weitere Informationen
Unsere heutige Form der doppelten Buchführung wurde in Italien entwickelt (13. und 14. Jahrhundert). Die doppelte Buchführung wurde erstmals vom italienischen Mathematiker und Franziskanermönch Luca Pacioli in einem Buch von 1494 dargestellt.
Für Goethe war die Buchhaltung eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes.
In dem Werk "Wilhelm Meisters theatralische Sendung" bzw. später in gekürzter Auflage "Wilhelm Meisters Lehrjahre" finden wir:
Ich ging soeben unsere Bücher durch, und bei der Leichtigkeit, wie sich der Zustand unseres Vermögens übersehen lässt, bewundere ich aufs Neue die großen Vorteile, welche die doppelte Buchhaltung dem Kaufmann gewährt. Es ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes, und ein jeder guter Haushalt sollte sie in seiner Wirtschaft einführen. Die Ordnung und Leichtigkeit, alles vor sich zu haben, vermehrt die Lust zu sparen und zu erwerben, ....
Einen praktischen Einstieg zum Thema Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung liefern folgende Bücher:
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