Informationen zum betrieblichen Rechnungswesen - Schwerpunkt Finanzbuchhaltung

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Die Belegorganisation

Belegprinzip

Jeder Buchung muss ein Beleg zu Grunde liegen (Siehe Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung: Keine Buchung ohne Beleg!). Nur mit dem entsprechenden Beleg kann die Richtigkeit der Buchungen im Grund- und Hauptbuch geprüft werden. Damit ist der Beleg das Bindeglied zwischen Geschäftsvorfall und Buchung.

Belege entstehen im Geschäftsalltag. Sie gelangen von außen (als Fremdbeleg) und von innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung des Unternehmens.

Belegarten

Fremdbelege (externe Belege)	Eigenbelege (interne Belege)
Belege die nicht im Unternehmen erstellt werden	Belege die im Unternehmen erstellt werden
Eingangsrechnungen Quittungen Bank- und Postbelege Steuerbescheide Strafbescheide Erhaltene Wechsel und Schecks (einschließlich der Begleitbriefe) Anzeigen über Gutschriften von Lieferanten Sonstige Geschäftsbriefe (Handelsbriefe)	Ausgangsrechnungen (Durchschrift) Quittungsdurchschriften Lohn- und Gehaltslisten Entnahmebelege (Material, Waren, usw.) Kopien eigener Wechsel und Schecks (einschließlich der Begleitbriefe) Kopien von abgesendeten sonstigen Geschäftsbriefen (Handelsbriefen) Kopien der Anzeigen über Gutschriften an Kunden Belege über Privatentnahmen in Einzelunternehmen und Personengesellschaften Belege über Storno und Umbuchungen Belege über Abschlussbuchungen

Bei verlorenen Originalbelegen besteht die Möglichkeit der Ausstellung eines Ersatzbeleges. Das ist nur notwendig, wenn sich der Originalbeleg nicht mehr beschaffen lässt (z. B. Taxifahrt oder Parkgebühren).
Auf einem normalen Blatt Papier erfassen sie alle notwendigen Daten (Anlass, Betrag und Datum).

Mit diesem Ersatzbeleg ist zwar der Betriebsausgabenabzug möglich aber kein Vorsteuerabzug.

Behandlung der Belege

Folgende Bearbeitungsschritte sind einzuhalten:

1. Vorbereitende Arbeiten
   • Prüfung der Belege (sachliche und rechnerische Richtigkeit)
   • Zusammenführung von Doppelbelegen (Bestimmung des Buchungsbeleges)
     Nur notwendig, wenn zu einem Geschäftsvorfall mehrere Belege gehören (zur Vermeidung von Doppelbuchungen)
   • Belegsortierung (Ordnen nach Belegarten)
   • Nummerierung der Belege
   • Vorkontierung der Belege (Festlegen des Buchungssatzes auf dem Beleg unter Zuhilfenahme eines Kontierungsstempels)
2. Buchen der Belege
3. Ablage und Aufbewahrung der Belege
   Belege sind 10 Jahre aufzubewahren.

Ein Kontierungsstempel könnte wie folgt aussehen:

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