Informationen zum betrieblichen Rechnungswesen - Schwerpunkt Finanzbuchhaltung

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Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Rechtliche Regelungen

Zur Aufbewahrung von Unterlagen und den Aufbewahrungsfristen enthält der §257 HGB sowie der §147 AO die entsprechenden Regelungen.

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften stimmen größten Teils überein. Für die betriebliche Praxis sind überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

Von Bedeutung sind auch:

• die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
  (von der deutschen Finanzverwaltung aufgestellte Regeln zur Buchführung mittels EDV)
  sowie
• die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  (enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen sowie zur Mitwirkungspflicht von Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen).

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Damit ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.

Aufzubewahrende Unterlagen und Aufbewahrungsfristen

Folgende Unterlagen sind nach HGB und AO geordnet aufzubewahren:

1. Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesendeten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
5. Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
6. Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrungsfrist für die unter den Punkten 1, 4 und 5 aufgeführten Unterlagen beträgt 10 Jahre. Die unter Punkt 2, 3 und 6 aufgeführten Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Nach §147 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem

• die letzte Eintragung in das Buch (Handelsbuch) gemacht worden ist,
• das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt worden ist,
• der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden ist,
• der Buchungsbeleg entstanden ist,
• die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder
• die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

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