Urlaubsrückstellungen

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Grundsätze

Der § 249 Abs. 1 HGB enthält folgendes (Zwecke für die Rückstellungen zu bilden sind):

Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. Ferner sind Rückstellungen zu bilden für
  1. im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden,
  2. Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden.

Urlaubsrückstellungen sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten.

Die Übertragbarkeit des Urlaubs ist im § 7 Bundesurlaubsgesetz geregelt. Danach ist eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden (Informationen zum Urlaub aus der Sicht der Lohnabrechnung).

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs sind rückständige Urlaubsverpflichtungen als sog. Erfüllungsrückstand zurückzustellen. Die Höhe der Rückstellung bestimmt sich nach dem Urlaubsentgelt, das der Arbeitgeber hätte aufwenden müssen, wenn er seine Zahlungsverpflichtung bereits am Bilanzstichtag erfüllt hätte.

Urteil des Bundesfinanzhofs vom 08.07.1992 (XI R 50/89)
Leitsätze:

Rückständige Urlaubsverpflichtungen sind nach Maßgabe des Urlaubsentgelts zu bemessen. Einzubeziehen sind das Bruttoarbeitsentgelt, die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, das Urlaubsgeld sowie weitere lohnabhängige Nebenkosten. Im Falle einer Durchschnittsberechnung ist der maßgebliche Lohnaufwand durch die Zahl der regulären Arbeitstage zu dividieren und mit der Zahl der offenen Urlaubstage zu vervielfachen.

Mit der Einführung des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG; 29.05.2009) sind künftige Lohn- und Gehaltssteigerungen in die Berechnung der Urlaubsrückstellung für die Handelsbilanz mit einzubeziehen. In der Steuerbilanz dürfen diese Preis- und Kostensteigerungen nicht berücksichtigt werden.

Berechnung der Rückstellung

Die Höhe der Rückstellung kann anhand folgender Methoden vorgenommen werden:

  • Individuelle Berechnung für jeden einzelnen Mitarbeiter
  • Durchschnittsberechnung für alle Mitarbeiter

Bei der Durchschnittsberechnung müssen einzelne Mitarbeitergruppen gebildet werden.

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Nach der Ermittlung der Jahresarbeitskosten werden diese durch die Arbeitstage geteilt. Damit ergibt sich ein Tageswert (Rückstellungsbetrag pro Tag des Resturlaubs).
Jahresarbeitskosten / Arbeitstage = Tageswert
Die Multiplikation dieses Tageswertes mit den noch ausstehenden Urlaubstagen ergibt den Rückstellungsbetrag.

Die steuerrechtliche Urlaubsrückstellung ist auf Basis der regulären Arbeitstage zu berechnen (Urlaubs- und Krankheitstage werden nicht mindernd berücksichtigt). In der Handelsbilanz muss mit den tatsächlichen Arbeitstagen (abzüglich Urlaubsanspruch und zu erwartende Fehlzeiten) gerechnet werden. Aus Vereinfachungsgründen werden bei einer 5-Tage-Woche steuerrechtlich mit 250 Tagen und handelsrechtlich mit 220 Tagen gerechnet.
Der Bundesfinanzhof hat den unterschiedlichen Ansatz der Arbeitstage bei der Berechnung der Rückstellung in der Handels- und Steuerbilanz mit dem Urteil vom 29.01.2008 (I B 100/07) bestätigt.

Abweichungen der Wertansätze in Handels- und Steuerbilanz müssen bei der Ermittlung der latenten Steuern berücksichtigt werden.

Buchungssätze bei Urlaubsrückstellungen

Die entsprechende Buchung lautet: Aufwandskonto an Rückstellungen
Die Aufwandsbuchung verringert den Gewinn des Abschlussjahres. Mit Hilfe der Position Rückstellungen wird dieser Betrag in das neue Jahr übernommen.

Urlaubsrückstellungen werden im SKR04 und SKR03 auf folgenden Sachkonten ausgewiesen:

Kontenrahmen SKR04 Kontenrahmen SKR03

Bilanzkonten:

  • 3070 - Sonstige Rückstellungen

Bilanzkonten:

  • 0970 - Sonstige Rückstellungen

Aufwandskonten:

  • 6010 - Löhne
  • 6020 - Gehälter

Aufwandskonten:

  • 4110 - Löhne
  • 4120 - Gehälter
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