Buchen von Reisekosten für Arbeitnehmer und Unternehmer

Grundsätzliches

Mit den Lohnsteuerrichtlinien 2008 wurden die unterschiedlichen Reisekostenarten (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit) unter dem Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" zusammengefasst.

Reisekosten sind:

Fahrtkosten,
Verpflegungsmehraufwendungen,
Übernachtungskosten und
Reisenebenkosten.

Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.

Die Reisekosten wurden mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014 neu geregelt.
Ausführliche Informationen finden Sie auf der Seite Reisekosten meiner Web-Site www.lohn-info.de

Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz ist der Umsatzsteuersatz ab dem 01.01.2010 im Hotel von 19% auf 7% gesunken. Die Änderung beschränkte sich auf die reine Beherbergungsleistung. Damit müssen in der Rechnung die Leistungen für Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen werden, wenn beide Leistungen unterschiedliche Umsatzsteuersätze haben.
Umsatzsteuersatz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen:

Zeitraum	Steuersatz für Speisen, die in der Gaststätte verzehrt werden	Steuersatz für Getränke	Gerichte, die der Gast mitnimmt oder nach Hause bestellt
bis zum 30.06.2020	19%	19%	7%
01.07.2020 bis 31.12.2020	5%	16%	5%
01.01.2021 bis 31.12.2023	7%	19%	7%
01.01.2024 bis 31.12.2025	19%	19%	7%
ab dem 01.01.2026	7%	19%	7%

Seit dem 1. Januar 2026 gilt in Deutschland dauerhaft der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen. Diese Regelung betrifft Gastronomie- und Hotelbetriebe.

Bei Kombiangeboten mit Speisen und Getränken wird es als zulässig angesehen, wenn der Getränkeanteil pauschal mit 30% des Gesamtpreises angesetzt wird.
Der verbleibende Anteil von 70% gilt als Preis für die Speisen und unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7%.
Bei Hotelübernachtungen mit Frühstück gibt es eine Sonderregelung (Sammelposten z. B. Business-Package oder Servicepauschale). Das Frühstück ist Teil eines Gesamtpakets, das die Übernachtungsleistung umfasst, und wird daher nicht als eigenständige gastronomische Leistung betrachtet. Zulässig ist hier eine pauschale Aufteilung von 15% Getränkeanteil zum Steuersatz von 19%. Die verbleibenden 85% werden mit 7% für die Speisen besteuert.

Wenn der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 Euro (40 Euro bis 31.12.2013) nicht übersteigt.
Wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen kann, unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn aber ab dem 01.01.2014.
Für Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit	Pauschbetrag ab 01.01.2014	Pauschbetrag ab 01.01.2020
24 Stunden	24 Euro	28 Euro
mehr als 8 Stunden	12 Euro	14 Euro

Der Pauschbetrag von 12 Euro bzw. 14 Euro (ab 2020) gilt ebenso für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, und zwar ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Vorsteuerabzug bei Verpflegungskosten

Für die Kosten gilt:
Die tatsächlichen Verpflegungskosten bei einer Auswärtstätigkeit können nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Verpflegungsmehraufwendungen dürfen nur mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden.

Bei der Umsatzsteuer ist es umgekehrt:
Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen.
Der Vorsteuerabzug ist aber aus den tatsächlichen Verpflegungskosten möglich. Dazu muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist.

Übernachtung mit Frühstück (betriebsinterne Arbeitnehmerbewirtung)

Betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen von Mitarbeitern anlässlich von Schulungsveranstaltungen oder sonstigen betrieblichen Veranstaltungen sind uneingeschränkt als Betriebsausgaben zu berücksichtigen.

Ein Unternehmer hat seinen Arbeitnehmer Willi Wichtig zu einem Fortbildungsseminar angemeldet.
Abreise am 09.07.202_ um 6.00 Uhr aus der eigenen Wohnung
Rückkehr in die eigene Wohnung am 10.07.202_ um 20.00 Uhr

Rechnung mit gesondertem Frühstücksausweis:

Regelung bis 31.12.2025	Regelung ab 01.01.2026
Übernachtung inklusive 7% Umsatzsteuer: 107,00 € Frühstück inklusive 19% Umsatzsteuer: 11,90 €	Übernachtung inklusive 7% Umsatzsteuer: 107,00 € Frühstücksanteil Speisen inklusive 7% Umsatzsteuer: 10,12 € (85% von 11,90) Frühstücksanteil Getränke inklusive 19% Umsatzsteuer: 1,78 € (15% von 11,90)

Für die beiden Tage stehen dem Arbeitnehmer jeweils 14 Euro Verpflegungspauschale zu. Damit muss kein geldwerter Vorteil angesetzt werden. Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch die Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten.

In unserem Beispiel zahlt der Arbeitgeber den maximal möglichen steuerfreien Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 28 € (2 * 14 € pro Tag; An- und Abreisetag). Da dem Arbeitnehmer ein Frühstück zur Verfügung gestellt wurde, ist die Verpflegungspauschale um 20% des Werts für einen vollen Kalendertag zu kürzen (§ 9 Abs. 4a EStG). Das sind 5,60 Euro (20% von 28 Euro). Bei einem Mittagessen und einem Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40% des Werts für einen vollen Kalendertag. Das wären jeweils 11,20 Euro (40% von 28 Euro).
Der Arbeitgeber kann damit in unserem Fall dem Arbeitnehmer 22,40 Euro lohnsteuerfrei erstatten (28 Euro - 5,60 Euro).
Ausführliche Informationen zu Verpflegungsmehraufwendungen

Der Buchungssatz für die Hotelrechnung würde lauten (Beispiel für Regelung bis 31.12.2025):

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Sachkonto 6660 (Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand)	100,00 €	Sachkonto 1800 (Bank)	118,90 €
Sachkonto 1401 (Abziehbare Vorsteuer 7%)	7,00 €
Sachkonto 6664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand)	10,00 €
Sachkonto 1406 (Abziehbare Vorsteuer 19%)	1,90 €

Die um 5,60 € (20% des Werts für einen vollen Kalendertag für ein Frühstück) gekürzte Verpflegungspauschale wird an den Arbeitnehmer bar ausgezahlt. Der Buchungssatz dafür würde lauten:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Sachkonto 6664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand)	22,40 €	Sachkonto 1600 (Kasse)	22,40 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Sachkonto 4666 (Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand)	100,00 €	Sachkonto 1200 (Bank)	118,90 €
Sachkonto 1571 (Abziehbare Vorsteuer 7%)	7,00 €
Sachkonto 4664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand)	10,00 €
Sachkonto 1576 (Abziehbare Vorsteuer 19%)	1,90 €

Die um 5,60 € (20% des Werts für einen vollen Kalendertag für ein Frühstück) gekürzte Verpflegungspauschale wird an den Arbeitnehmer bar ausgezahlt. Der Buchungssatz dafür würde lauten:

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Sachkonto 4664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand)	22,40 €	Sachkonto 1000 (Kasse)	22,40 €

Buchungskonten bei Reisekosten des Unternehmers

Aufwandsposten - Buchung im Soll	Konto im SKR03	Konto im SKR04
Reisekosten Unternehmer	4670	6670
Reisekosten Unternehmer (nicht abziehbarer Anteil)	4672	6672
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	4673	6673
Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand	4674	6674
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten	4676	6680