Buchen von erhaltenen Anzahlungen

Grundsätzliches

Anzahlungen sind stets im Zeitpunkt ihrer Vereinnahmung zu versteuern. Für erhaltene Anzahlungen gilt § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG:

(1) Die Steuer entsteht
1. für Lieferungen und sonstige Leistungen
a) bei der Berechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten (§ 16 Abs. 1 Satz 1) mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind. Das gilt auch für Teilleistungen. Sie liegen vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird. Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung oder die Teilleistung ausgeführt worden ist, so entsteht insoweit die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist,
....

Zum Bilanzausweis gilt § 268 Abs. 5 HGB:

Der Betrag der Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr und der Betrag der Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sind bei jedem gesondert ausgewiesenen Posten zu vermerken. Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen sind, soweit Anzahlungen auf Vorräte nicht von dem Posten "Vorräte" offen abgesetzt werden, unter den Verbindlichkeiten gesondert auszuweisen. Sind unter dem Posten "Verbindlichkeiten" Beträge für Verbindlichkeiten ausgewiesen, die erst nach dem Abschlußstichtag rechtlich entstehen, so müssen Beträge, die einen größeren Umfang haben, im Anhang erläutert werden.

Bilanzposten auf der Passivseite der Bilanz nach § 266 Abs. 3 HGB:

C. Verbindlichkeiten:

Anleihen
davon konvertibel;
Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten;
erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen;
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen;
Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel;
Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen;
Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht;
sonstige Verbindlichkeiten,
davon aus Steuern,
davon im Rahmen der sozialen Sicherheit.

Buchungen werden im SKR04 und SKR03 auf folgenden Sachkonten ausgewiesen:

Kontenrahmen SKR04	Kontenrahmen SKR03
3250 - Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (Verbindlichkeiten) 3260 - Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 7 % USt (Verbindlichkeiten) 3272 - Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt (Verbindlichkeiten) 3280 - Erhaltene Anzahlungen - Restlaufzeit bis 1 Jahr 3284 - Erhaltene Anzahlungen - Restlaufzeit 1 bis 5 Jahre 3285 - Erhaltene Anzahlungen - Restlaufzeit größer 5 Jahre	1710 - Erhaltene Anzahlungen (Verbindlichkeiten) 1711 - Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 7 % USt (Verbindlichkeiten) 1718 - Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt (Verbindlichkeiten) 1719 - Erhaltene Anzahlungen - Restlaufzeit bis 1 Jahr 1720 - Erhaltene Anzahlungen - Restlaufzeit 1 bis 5 Jahre 1721 - Erhaltene Anzahlungen - Restlaufzeit größer 5 Jahre

Buchungsablauf

Bei einer Anzahlung von einem Kunden sind folgende Buchungen notwendig:

Anzahlung von Kunde
Buchung der Endabrechnung an den Kunden
Auflösung der Anzahlung (Umbuchung)
Buchung der Restzahlung

1. Anzahlung von Kunde

Ein Kunde bestellt bei uns Waren in Höhe von 50.000 Euro netto. Wir erteilen eine Anzahlungsrechnung über 20.000 Euro netto und 3.800 Euro Umsatzsteuer. Der Kunde bezahlt die 23.800 Euro per Banküberweisung.
Buchungssatz:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Sachkonto 1800 (Bank)	23.800 €	Sachkonto 3272 (Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt)	20.000 €
		Sachkonto 3806 (Umsatzsteuer 19%)	3.800 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Sachkonto 1200 (Bank)	23.800 €	Sachkonto 1718 (Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt )	20.000 €
		Sachkonto 1776 (Umsatzsteuer 19%)	3.800 €

Da wir zum Zeitpunkt der erhaltenen Anzahlung noch keine Ware geliefert haben, entsteht uns eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden. Diese buchen wir auf das Anzahlungskonto.

2. Buchung der Endabrechnung an den Kunden

Wir schreiben nach der Lieferung der Ware folgende Endabrechnung an den Kunden:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Debitor (Forderungen)	59.500 €	Sachkonto 4400 (Erlöse)	50.000 €
		Sachkonto 3806 (Umsatzsteuer 19%)	9.500 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Debitor (Forderungen)	59.500 €	Sachkonto 8400 (Erlöse)	50.000 €
		Sachkonto 1776 (Umsatzsteuer 19%)	9.500 €

3. Auflösung der Anzahlung (Umbuchung)

Durch die Lieferung besteht unsere Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden nicht mehr. Das Konto Erhaltene Anzahlungen ist damit aufzulösen.
Buchungssatz:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Sachkonto 3272 (Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt)	20.000 €	Debitor (Forderungen)	23.800 €
Sachkonto 3806 (Umsatzsteuer 19%)	3.800 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Sachkonto 1718 (Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt)	20.000 €	Debitor (Forderungen)	23.800 €
Sachkonto 1776 (Umsatzsteuer 19%)	3.800 €

4. Buchung der Restzahlung

Der Kunde bezahlt die restlichen 35.700 Euro per Banküberweisung.
Buchungssatz:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Sachkonto 1800 (Bank)	35.700 €	Debitor (Forderungen)	35.700 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Sachkonto 1200 (Bank)	35.700 €	Debitor (Forderungen)	35.700 €