Aufgaben der Buchführung

Grundsätze

In einem Unternehmen werden vielfältige Aktivitäten durchgeführt. Wenn diese Aktivitäten

zu Geldeinnahmen oder Geldausgaben führen,
das Vermögen oder die Schulden des Unternehmens verändern,
Aufwand oder Ertrag darstellen,

spricht man von Geschäftsvorfällen oder Geschäftsfällen.

Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg dokumentiert sein. Damit ist der Beleg ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsfall enthält. Jeder Beleg muss in der Buchhaltung erfasst werden. Der Buchungsbeleg ist damit Grundlage jeder Buchung und es gilt: "Keine Buchung ohne Beleg".

Mindestangaben für einen Beleg sind:

die Bezeichnung des Vorgangs,
das Datum und
der Betrag.

Damit ergibt sich die wichtigste Aufgabe der Buchführung:

Alle Geschäftsvorfälle sind laufend, lückenlos und sachlich geordnet zu erfassen und zu buchen.
Im § 239 Abs. 2 HGB steht dazu:

Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Davon lassen sich folgende Einzelaufgaben ableiten:

Bereitstellung von Zahlenmaterial zur innerbetrieblichen Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der Unternehmung.
Feststellen des Vermögens und der Schulden durch kontinuierliche Aufzeichnung der Veränderungen.
Dokumentation des Erfolgs (Gewinn- und Verlustrechnung) durch Erfassung aller Aufwendungen und Erträge.
Bereitstellen der Informationen für die Preiskalkulation von Erzeugnissen und Dienstleistungen.
Bereitstellen der Informationen für die Besteuerung.
Bereitstellen von Beweismitteln bei Rechtsstreitigkeiten.
Bereitstellen von Zahlenmaterial für alle anderen Bereiche des Rechnungswesens wie die Kostenrechnung, die Planungsrechnung und die Statistik.

Aufzeichnungspflichten

Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen liefert der § 145 Abgabenordnung:

(1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
(2) Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.

Der § 146 Abgabenordnung definiert Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen:

(1) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet.
(2) Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren. Dies gilt nicht, soweit für Betriebstätten außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes nach dortigem Recht eine Verpflichtung besteht, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, und diese Verpflichtung erfüllt wird. In diesem Fall sowie bei Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes müssen die Ergebnisse der dortigen Buchführung in die Buchführung des hiesigen Unternehmens übernommen werden, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei sind die erforderlichen Anpassungen an die steuerrechtlichen Vorschriften im Geltungsbereich dieses Gesetzes vorzunehmen und kenntlich zu machen.
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Nach § 22 Umsatzsteuergesetz ist der Unternehmer verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen. Aus den Aufzeichnungen müssen zu ersehen sein:

Vereinbarte Entgelte für die vom Unternehmer ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen (getrennt nach Steuersätzen).
Vereinnahmte Entgelte und Teilentgelte für noch nicht ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen (getrennt nach Steuersätzen).
Die Bemessungsgrundlage bei unentgeltlichen Wertabgaben und für sonstige Leistungen.
Die wegen unrichtigen Steuerausweises und wegen unberechtigten Steuerausweises geschuldeten Steuerbeträge.
Die Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, die an den Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind, und die vor Ausführung dieser Umsätze gezahlten Entgelte und Teilentgelte (getrennt nach Steuersätzen).
Die Bemessungsgrundlagen für die Einfuhr von Gegenständen, sowie die dafür entstandene Einfuhrumsatzsteuer.
Die Bemessungsgrundlagen für den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen sowie die hierauf entfallenden Steuerbeträge.

Die Abgabenordnung hat für die Aufzeichnung des Wareneingangs und die Aufzeichnung des Warenausgangs einige Anforderungen.

§ 143 Abgabenordnung Aufzeichnung des Wareneingangs	§ 144 Abgabenordnung Aufzeichnung des Warenausgangs
(1) Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen. (2) Aufzuzeichnen sind alle Waren einschließlich der Rohstoffe, unfertigen Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines Gewerbebetriebs zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch entgeltlich oder unentgeltlich, für eigene oder für fremde Rechnung, erwirbt; dies gilt auch dann, wenn die Waren vor der Weiterveräußerung oder dem Verbrauch be- oder verarbeitet werden sollen. Waren, die nach Art des Betriebs üblicherweise für den Betrieb zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch erworben werden, sind auch dann aufzuzeichnen, wenn sie für betriebsfremde Zwecke verwendet werden. (3) Die Aufzeichnungen müssen die folgenden Angaben enthalten: den Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung, den Namen oder die Firma und die Anschrift des Lieferers, die handelsübliche Bezeichnung der Ware, den Preis der Ware, einen Hinweis auf den Beleg.	(1) Gewerbliche Unternehmer, die nach der Art ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe liefern, müssen den erkennbar für diese Zwecke bestimmten Warenausgang gesondert aufzeichnen. (2) Aufzuzeichnen sind auch alle Waren, die der Unternehmer auf Rechnung (auf Ziel, Kredit, Abrechnung oder Gegenrechnung), durch Tausch oder unentgeltlich liefert, oder gegen Barzahlung liefert, wenn die Ware wegen der abgenommenen Menge zu einem Preis veräußert wird, der niedriger ist als der übliche Preis für Verbraucher. Dies gilt nicht, wenn die Ware erkennbar nicht zur gewerblichen Weiterverwendung bestimmt ist. (3) Die Aufzeichnungen müssen die folgenden Angaben enthalten: den Tag des Warenausgangs oder das Datum der Rechnung, den Namen oder die Firma und die Anschrift des Abnehmers, die handelsübliche Bezeichnung der Ware, den Preis der Ware, einen Hinweis auf den Beleg. (4) Der Unternehmer muss über jeden Ausgang der in den Absätzen 1 und 2 genannten Waren einen Beleg erteilen, der die in Absatz 3 bezeichneten Angaben sowie seinen Namen oder die Firma und seine Anschrift enthält. Dies gilt insoweit nicht, als nach § 14 Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes durch die dort bezeichneten Leistungsempfänger eine Gutschrift erteilt wird oder auf Grund des § 14 Abs. 6 des Umsatzsteuergesetzes Erleichterungen gewährt werden. (5) Die Absätze 1 bis 4 gelten auch für Land- und Forstwirte, die nach § 141 buchführungspflichtig sind.

Der § 4 EStG definiert den Gewinnbegriff im Allgemeinen. Dabei werden auch Betriebsausgaben aufgezählt, die den Gewinn nicht mindern dürfen. Diese müssen gesondert aufgezeichnet werden. Dazu gehören:

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind. Beachtung der Freigrenze von 50 Euro pro Empfänger und Jahr (bis 31.12.2023 waren es 35 Euro; www.lohn-info.de - Geschenke).
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass. Geschäftliche Bewirtungskosten dürfen nur zu 70% als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Mehraufwendungen für die Verpflegung des Steuerpflichtigen unterliegen speziellen Vorschriften. Verpflegungsmehraufwendungen gehören zu den Reisekosten. Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen. Als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet man die zusätzlich anfallenden Kosten, wenn sich eine Person aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält (www.lohn-info.de - Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten).
Aufwendungen für die Wege des Steuerpflichtigen zwischen Wohnung und Betriebsstätte und für Familienheimfahrten unterliegen ebenfalls speziellen Vorschriften.

Besondere Aufzeichnungspflichten beim Anlagevermögen:

In das Inventar sind grundsätzlich alle Vermögensgegenstände und Schulden aufzunehmen. Für bestimmte Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, gibt es eine Ausnahme. Es handelt sich hier um geringwertige Wirtschaftsgüter im Sinne des § 6 Abs. 2 EStG. Diese können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung voll abgeschrieben werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind. Wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 250 € nicht übersteigen, kann der Gegenstand sofort als Aufwand erfasst werden (Verbrauchsfiktion). Von 250,01 € bis 800 € spricht man von geringwertigen Wirtschaftsgütern.

Als Alternative besteht noch die Möglichkeit der Bildung eines Sammelpostens (§ 6 Abs. 2a EStG), wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für das einzelne Wirtschaftsgut über 250 € liegen, aber nicht 1.000 € übersteigen. Dabei handelt es sich auch um geringwertige Wirtschaftsgüter. Der Sammelposten ist im Wirtschaftsjahr der Bildung und den folgenden vier Wirtschaftsjahren mit jeweils einem Fünftel gewinnmindernd aufzulösen (Pauschalabschreibung über 5 Jahre).

Es handelt sich immer um Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag. Es sind also immer Nettowerte.

Der § 6 Abs. 2 EStG verlangt, dass die Wirtschaftsgüter, deren Wert 250 € übersteigt, in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen sind. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind.

Ausführliche Informationen zur Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern

Der § 41 EStG definiert Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug. Die Vorschriften zum Lohnkonto finden Sie auf meiner Web-Site zur Lohnabrechnung erläutert (www.lohn-info.de - Lohnkonto).