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Buchen von Kassenbelegen

Kassenbelege können Eigen- oder Fremdbelege sein.

Der § 146 Abs. 1 Abgabenordnung schreibt vor:

Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet.

Buchungen auf dem Kassenkonto werden im SKR04 auf dem Sachkonto 1600 und im SKR03 auf dem Sachkonto 1000 ausgewiesen. Das Führen von Nebenkassen ist möglich. Der Kontenrahmen hat dafür ausreichend Platz:
SKR04: 1610 Nebenkasse 1, 1620 Nebenkasse 2, ....
SKR03: 1010 Nebenkasse 1, 1020 Nebenkasse 2, ....

Als erstes ist zu klären, auf welcher Seite das Kassenkonto anzusprechen ist.

Wenn der Kassenbeleg durch ein anderes Unternehmen (Fremdbeleg) ausgestellt wurde, handelt es sich um Zahlungsausgänge (Minderungen des Kassenkontos).
In diesem Fall muss das Kassenkonto des Unternehmens im Haben angesprochen werden.

Wenn der Kassenbeleg durch das Unternehmen ausgestellt wurde, handelt es sich um Zahlungseingänge (Mehrungen des Kassenkontos).
In diesem Fall muss das Kassenkonto des Unternehmens im Soll angesprochen werden.

Jetzt muss noch geklärt werden, welches Gegenkonto anzusprechen ist.

Buchungsfälle unter Einbeziehung des Kassenkontos:

Barverkauf an Kunden

Bei einer sofortigen Bezahlung des Kunden haben wir keine Forderung an den Kunden. Zu Forderungen kommt es immer, wenn wir den Kunden Zahlungsziele einräumen.

Wir verkaufen für 1.000 € zuzüglich 19% Umsatzsteuer Waren an den Kunden Müller. Der Kunde zahlt bar.

Abarbeitung der relevanten grundsätzlichen Fragestellungen:

  • Der Verkauf von Waren erzeugt Umsatzerlöse. Umsatzerlöse sind Erträge. Wir haben es also mit Bestandskonten und Erfolgskonten zu tun.
  • Der Kunde zahlt bar. Wir haben also einen Geldzugang in der Kasse.
  • Der Vorgang ist umsatzsteuerpflichtig. Die Umsatzsteuer beim Verkauf stellt eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt dar.

Abarbeitung der Regeln zur Erstellung eines Buchungssatzes

  1. Welche Konten beeinflusst der Geschäftsvorfall?
    Kasse, Umsatzerlöse und Umsatzsteuer
  2. Was für Konten sind das?
    Umsatzerlöse ist ein Ertragskonto (Erfolgskonto), Kasse ist ein aktives Bestandskonto, Umsatzsteuer ist ein passives Bestandskonto
  3. Liegt auf dem entsprechenden Konto eine Mehrung oder eine Minderung vor?
    Auf allen 3 Konten liegt eine Mehrung vor.
  4. Ermitteln sie aus Punkt 3 auf welcher Seite des Kontos (Soll oder Haben) zu buchen ist!
    Auf dem Kassenkonto wird im Soll gebucht. Auf den anderen beiden Konten im Haben.

Buchung im SKR04

Der Buchungssatz in einem Buchungsprogramm lautet:
Kasse 1600 an Sachkonto 4400 (Erlöse 19% USt) 1.190 €
Das Umsatzsteuerkonto wird automatisch angesprochen.
Der vollständige Buchungssatz würde lauten:

Soll Haben
Kasse 1600 1.190 € Sachkonto 4400 (Erlöse 19% USt) 1.000 €
  Sachkonto 3806 (Umsatzsteuer 19%) 190 €

Buchung im SKR03

Der Buchungssatz in einem Buchungsprogramm lautet:
Kasse 1000 an Sachkonto 8400 (Erlöse 19% USt) 1.190 €
Das Umsatzsteuerkonto wird automatisch angesprochen.
Der vollständige Buchungssatz würde lauten:

Soll Haben
Kasse 1000 1.190 € Sachkonto 8400 (Erlöse 19% USt) 1.000 €
  Sachkonto 1776 (Umsatzsteuer 19%) 190 €

Bareinkauf

Wenn wir unseren Einkauf sofort bezahlen haben wir keine Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Zu Verbindlichkeiten kommt es immer, wenn wir durch Lieferanten Zahlungsziele eingeräumt bekommen.

Wir kaufen für 100 € zuzüglich 19% Umsatzsteuer Büromaterial (Kopierpapier, Etiketten, Folien, ...) im Schreibwarenladen Pappe. Wir bezahlen bar.

Abarbeitung der relevanten grundsätzlichen Fragestellungen:

  • Es handelt sich bei den Materialien um Verbrauchsgüter. Der Einkauf von Büromaterial erzeugt damit Aufwand. Wir haben es also mit Bestandskonten und Erfolgskonten zu tun.
  • Wir zahlen bar. Wir haben also einen Geldabgang aus der Kasse.
  • Der Vorgang ist umsatzsteuerpflichtig. Die Umsatzsteuer beim Einkauf stellt eine Forderung an das Finanzamt dar.

Abarbeitung der Regeln zur Erstellung eines Buchungssatzes

  1. Welche Konten beeinflusst der Geschäftsvorfall?
    Kasse, Bürobedarf und Vorsteuer
  2. Was für Konten sind das?
    Bürobedarf ist ein Aufwandskonto (Erfolgskonto), Kasse ist ein aktives Bestandskonto, Vorsteuer ist ein aktives Bestandskonto
  3. Liegt auf dem entsprechenden Konto eine Mehrung oder eine Minderung vor?
    Auf dem Kassenkonto liegt eine Minderung vor. Auf den anderen beiden Konten liegt eine Mehrung vor.
  4. Ermitteln sie aus Punkt 3 auf welcher Seite des Kontos (Soll oder Haben) zu buchen ist!
    Auf dem Kassenkonto wird im Haben gebucht. Auf den anderen beiden Konten im Soll.

Buchung im SKR04

Der Buchungssatz in einem Buchungsprogramm lautet:
Sachkonto 6815 (Bürobedarf 19% VSt) an Kasse 1600 119 €
Das Vorsteuerkonto wird automatisch angesprochen.
Der vollständige Buchungssatz würde lauten:

Soll Haben
Sachkonto 6815 (Bürobedarf 19% VSt) 100 € Kasse 1600 119 €
Sachkonto 1406 (Vorsteuer 19%) 19 €  

Buchung im SKR03

Der Buchungssatz in einem Buchungsprogramm lautet:
Sachkonto 4930 (Bürobedarf 19% VSt) an Kasse 1000 119 €
Das Vorsteuerkonto wird automatisch angesprochen.
Der vollständige Buchungssatz würde lauten:

Soll Haben
Sachkonto 4930 (Bürobedarf 19% VSt) 100 € Kasse 1000 119 €
Sachkonto 1576 (Vorsteuer 19%) 19 €  

Weitere typische Bareinkäufe

Tanken (Beispiel: 119 € brutto)
Der Vorgang ist umsatzsteuerpflichtig. Der vollständige Buchungssatz würde lauten:

Buchung im SKR04
Soll Haben
Sachkonto 6530 (Laufende Kfz-Betriebskosten) 100 € Kasse 1600 119 €
Sachkonto 1406 (Vorsteuer 19%) 19 €  

 

Buchung im SKR03
Soll Haben
Sachkonto 4530 (Laufende Kfz-Betriebskosten) 100 € Kasse 1000 119 €
Sachkonto 1576 (Vorsteuer 19%) 19 €  

Postwertzeichen (Briefmarken)
Zum 1. Juli 2010 ist das Umsatzsteuerprivileg der Deutschen Post gefallen. Ab 1. Juli erhebt die Deutsche Post deshalb auf eine Reihe von Dienstleistungen eine Umsatzsteuer von derzeit 19 Prozent auf das Nettoentgelt.
Umsatzsteuerfrei bleiben Universaldienstleistungen wie die Beförderung von Briefsendungen unter 2 kg oder die Beförderung von adressierten Paketen unter 10 kg.
Für das Porto bzw. die Briefmarke für den normalen Brief wird nach wie vor keine Umsatzsteuer erhoben.
§ 4 Nr. 8 Buchstabe i UStG: Von den unter § 1 Abs. 1 Nr. 1 fallenden Umsätzen sind steuerfrei:
....
die Umsätze der im Inland gültigen amtlichen Wertzeichen zum aufgedruckten Wert;
....
Der vollständige Buchungssatz (Beispiel: 10 €) würde lauten:

Buchung im SKR04
Soll Haben
Sachkonto 6800 (Porto) 10 € Kasse 1600 10 €

 

Buchung im SKR03
Soll Haben
Sachkonto 4910 (Porto) 10 € Kasse 1000 10 €

Reinigungsmittel (Beispiel: 11,90 € brutto)
Der Vorgang ist umsatzsteuerpflichtig. Der vollständige Buchungssatz würde lauten:

Buchung im SKR04
Soll Haben
Sachkonto 6330 (Reinigung) 10,00 € Kasse 1600 11,90 €
Sachkonto 1406 (Vorsteuer 19%) 1,90 €  

 

Buchung im SKR03
Soll Haben
Sachkonto 4250 (Reinigung) 10,00 € Kasse 1000 11,90 €
Sachkonto 1576 (Vorsteuer 19%) 1,90 €  

Bewirtungskosten
werden auf der Seite Buchen von Bewirtungskosten (Bewirtungsaufwendungen) behandelt.

Hier finden Sie Beispielaufgaben zur Bildung von Buchungssätzen!
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