Buchen von geleisteten Anzahlungen

Grundsätzliches

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug aus Rechnungen über Lieferungen, auf die eine Anzahlung geleistet wurde, ist, dass alle maßgeblichen Elemente der künftigen Lieferung, bereits bekannt und somit insbesondere die Gegenstände der Lieferung zum Zeitpunkt der Anzahlung genau bestimmt sind. Für geleistete Anzahlungen gilt § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG:

(1) Der Unternehmer kann die folgenden Vorsteuerbeträge abziehen:
1. die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Umsätze entfällt, ist er bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist;
....

Bilanzposten auf der Aktivseite der Bilanz nach § 266 Abs. 2 HGB:

A. Anlagevermögen:

I. Immaterielle Vermögensgegenstände:

Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte;
entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten;
Geschäfts- oder Firmenwert
geleistete Anzahlungen;

II. Sachanlagen:

Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken;
technische Anlagen und Maschinen;
andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung;
geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau;

III. Finanzanlagen:

Anteile an verbundenen Unternehmen;
Ausleihungen an verbundene Unternehmen;
Beteiligungen;
Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht;
Wertpapiere des Anlagevermögens;
sonstige Ausleihungen.

B. Umlaufvermögen:

I. Vorräte:

Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe;
unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen;
fertige Erzeugnisse und Waren;
geleistete Anzahlungen;

Buchungen werden im SKR04 und SKR03 auf folgenden Sachkonten ausgewiesen:

Kontenrahmen SKR04		Kontenrahmen SKR03
0170	Geleistete Anzahlungen auf immaterielle Vermögensgegenstände	0038	Anzahlungen auf Geschäfts- oder Firmenwert
0179	Anzahlungen auf Geschäfts- oder Firmenwert	0039	Anzahlungen auf immaterielle Vermögensgegenstände
0700	Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau	0079	Anzahlungen auf Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte ohne Bauten
0705	Anzahlungen auf Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte ohne Bauten	0129	Anzahlungen auf Geschäfts-, Fabrik- und andere Bauten auf eigenen Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten
0720	Anzahlungen auf Geschäfts-, Fabrik- und andere Bauten auf eigenen Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten	0159	Anzahlungen auf Wohnbauten auf eigenen Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten
0735	Anzahlungen auf Wohnbauten auf eigenen Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten	0189	Anzahlungen auf Geschäfts-, Fabrik- und andere Bauten auf fremden Grundstücken
0750	Anzahlungen auf Geschäfts-, Fabrik- und andere Bauten auf fremden Grundstücken	0199	Anzahlungen auf Wohnbauten auf fremden Grundstücken
0765	Anzahlungen auf Wohnbauten auf fremden Grundstücken	0299	Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen
0780	Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen	0499	Anzahlungen auf andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
0795	Anzahlungen auf andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung	1510	Geleistete Anzahlungen auf Vorräte
1180	Geleistete Anzahlungen auf Vorräte	1511	Geleistete Anzahlungen, 7 % Vorsteuer
1181	Geleistete Anzahlungen 7 % Vorsteuer	1518	Geleistete Anzahlungen, 19 % Vorsteuer
1186	Geleistete Anzahlungen 19 % Vorsteuer

Buchungsablauf

Bei einer Anzahlung an einen Lieferanten sind folgende Buchungen notwendig:

Anzahlung an Lieferanten
Buchung der Endabrechnung
Auflösung der Anzahlung (Umbuchung)
Buchung der Restzahlung

1. Anzahlung an Lieferanten

Wir bestellen Waren bei einem Lieferanten in Höhe von 50.000 Euro netto. Vom Lieferanten erhalten wir eine Anzahlungsrechnung über 20.000 Euro netto und 3.800 Euro Umsatzsteuer. Wir bezahlen die 23.800 Euro per Banküberweisung.
Buchungssatz:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Sachkonto 1186 (Geleistete Anzahlungen 19 % Vorsteuer)	20.000 €	Sachkonto 1800 (Bank)	23.800 €
Sachkonto 1406 (Vorsteuer 19%)	3.800 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Sachkonto 1518 (Geleistete Anzahlungen 19 % Vorsteuer)	20.000 €	Sachkonto 1200 (Bank)	23.800 €
Sachkonto 1576 (Vorsteuer 19%)	3.800 €

Da wir zum Zeitpunkt der geleisteten Anzahlung noch keine Ware erhalten haben, entsteht uns eine Forderung gegenüber dem Lieferanten. Diese buchen wir auf das Anzahlungskonto.

2. Buchung der Endabrechnung

Wir erhalten nach der Lieferung der Ware folgende Endabrechnung vom Lieferanten:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Sachkonto 5400 (Wareneingang)	50.000 €	Kreditor (Verbindlichkeiten)	59.500 €
Sachkonto 1406 (Vorsteuer 19%)	9.500 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Sachkonto 3400 (Wareneingang)	50.000 €	Kreditor (Verbindlichkeiten)	59.500 €
Sachkonto 1576 (Vorsteuer 19%)	9.500 €

3. Auflösung der Anzahlung (Umbuchung)

Durch die Lieferung besteht unsere Forderung gegenüber dem Lieferanten nicht mehr. Das Konto Geleistete Anzahlungen ist damit aufzulösen.
Buchungssatz:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Kreditor (Verbindlichkeiten)	23.800 €	Sachkonto 1186 (Geleistete Anzahlungen 19 % Vorsteuer)	20.000 €
		Sachkonto 1406 (Vorsteuer 19%)	3.800 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Kreditor (Verbindlichkeiten)	23.800 €	Sachkonto 1518 (Geleistete Anzahlungen 19 % Vorsteuer)	20.000 €
		Sachkonto 1576 (Vorsteuer 19%)	3.800 €

4. Buchung der Restzahlung

Wir bezahlen die restlichen 35.700 Euro per Banküberweisung.
Buchungssatz:

Buchung im SKR04
Soll		Haben
Kreditor (Verbindlichkeiten)	35.700 €	Sachkonto 1800 (Bank)	35.700 €

Buchung im SKR03
Soll		Haben
Kreditor (Verbindlichkeiten)	35.700 €	Sachkonto 1200 (Bank)	35.700 €